数据中心在运行维护中会涉及和产生各种文件，在运行维护中离不开各种文件的调阅和使用，因此需要对数据中心的文件进行管理，本讲介绍数据中心的文件分类、分级、命名、版本和文件的生命周期管理

一、数据中心文件分类分级

1、数据中心的文件分类

总体上数据中心的文件分外部文件和内部文件，外部文件是指来自于政府（包括行业）或上级主管部门下发的要求数据中心承担的社会责任或任务的文件；内部文件是指数据中心内部为运营需要建立的各类文件。

为规范数据中心的运行维护，应对数据中心的文件做明确的分类，文件可分为行政文件、工作文件、技术文件三类。

行政文件是数据中心下发的要求各部门执行的责任文件，如：报告、决定、通知等。行政文件也包括外部来的文件。

工作文件是数据中心为各部门运行管理建立的实施细则，包括各种规章制度、机构设置、岗位职责、工作程序等。

技术文件是各部门实现生产目标，包括国家标准、行业标准、企业标准、设备资料、产品图纸、生产流程、过程控制文件，如：操作、安全、检验作业指导书等。

2、数据中心的文件分级

数据中心应根据文件在运行维护管理中的作用，将文件应划分为一级、二级、三级和四级。

一级文件为整体策略的纲领性文件，反映数据中心的基本管理策略、方针、目标、规章、流程等，也是所有下级文件编写的指南。

二级文件为程序文件，为开展某项具体运行维护活动所规定的途径或方法，是针对某项具体运行维护活动的专门规定，是该项活动的操作指引。程序文件的内容一般包括制定本程序的目的、本程序适用的工作范围和发放范围、本程序的主要责任者的职责和权限，以及规定配合团队的职责和权限职责、程序内容和要求的描述。

三级文件为作业指导书或操作手册，描述特定运行维护活动的具体操作步骤和方法，用于指导日常操作。三级文件应包括标准操作流程、维护操作流程和应急操作流程的内容。作业指导书的内容包括使用对象、相关职责、需要的资源和要求、操作步骤及需要的记录等。

四级文件是上面几级文件执行后产生的记录。记录作为运行维护活动持续进行的证据，应防止未经授权的修改并规定记录的保存期。

3、数据中心文件命名、版本和密级管理

数据中心的文件应建立文件命名规范，文件的标识应包括文件名称、文件分类、分级、文件版本、时间等相关信息。

对行政性的文件命名和编号的规则应包含发文的部门、发文时间和编号，如【部门】【年号】XX号等。

对制度、流程、技术等文件的版本管理应包含：版本号、编制者、编制主题、编制日期、审核、批准发布人、发布日期、执行日期、密级等信息。编制的形式参见下表：

依据文件的重要程度，对各类文件应有明确的密级划分，不同的密级应建立不同的权限和保密规定。数据中心文件的密级可设定“公开”、“内部使用”、“机密”等密级。也可按照自身运行模式制定文件的密级。

文件密级应在文件的固定位置有明确的标识，比如在文件封页的右上角。

二、文件的生命周期管理

文件的生命周期应包括文件的制定、审批、发布、归档、使用、变更、废止各阶段。数据中心应每年进行一次对各类文件执行情况的检查和回顾，对各类文件进行清理、归档和修订，过期的文件应做回收和废止处理。数据中心宜建立电子的文件管理平台，便于各类文件的智能化管理。

数据中心的文件管理还应明确以下的管理要求：

1、数据中心应明确各类文件编制和维护的责任部门，每年应组织新增文件编制和原有文件的修订或废止。

2、数据中心的各类文件使用前应由中心统一组织审查、审批和授权发布，审批通过的文件应包含明确的文件生效日期和执行日期。

3、数据中心应明确各类文件保管部门。并建立文件保管管理制度和使用流程，该部门全权负责各类文件收发、借阅、归档工作。归档文件应每年进行一次完好性的检查，电子文件宜做备份。

4、数据中心应建立文件管理的废止机制，对过期的文件做回收和废止处理，并按照流程进行公示和发布，注明废止的时间。

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